La liste de contrôle suivante décrit certains des documents les plus importants utilisés pour faciliter la constitution d’une C-corporation et sa conformité réglementaire.
- Articles of incorporation (certificat de constitution)
Les articles of incorporation fournissent des informations certifiées concernant la nouvelle entité à l’État où la société est constituée. Contrairement à la plupart des autres documents de cette liste, le contenu des articles of incorporation n’est pas confidentiel et ne restera pas privé.
- Beneficial Ownership Information (BOI) Report (Déclaration d’informations sur les bénéficiaires effectifs, BOI)
Depuis l’adoption de la loi sur la transparence des entreprises (Corporate Transparency Act), de nombreuses sociétés sont tenues de déclarer au gouvernement fédéral les informations relatives à leurs véritables propriétaires et actionnaires. Les nouvelles sociétés divulguent ces informations au gouvernement fédéral en déposant une déclaration BOI après leur constitution.
- Business plan (Plan d’affaires)
Le business plan de la nouvelle société définira sa stratégie pour atteindre la rentabilité. Au lieu de se contenter d’exprimer des souhaits et des espoirs, il inclura des hypothèses commerciales pertinentes concernant la dynamique du marché et le contexte concurrentiel, ainsi que les forces et faiblesses de l’entreprise, et les opportunités et menaces du marché. Le plan d’affaires fournira également des détails sur les produits et services que la société entend commercialiser. Il comprendra un plan financier qui quantifie les flux de trésorerie, les charges fixes, le coût des marchandises vendues (CMV), les sources de revenus et la rentabilité de la société. Bien que le contenu des plans d’affaires doive rester confidentiel, ils peuvent également être élaborés dans le but de les partager avec les principales parties prenantes, notamment dans les situations suivantes :
- Dans le cadre d’une demande de visa d’investisseur (visa E-2 ou visa EB-5)
- Lors de la recherche de nouveaux investisseurs
- Lors de discussions avec une banque en vue de l’établissement d’une ligne de crédit pour l’entreprise.
- Bylaws (Statuts)
Les statuts d’une société constituent son règlement intérieur, auquel elle est tenue de se conformer. Ils s’inspirent généralement du droit des sociétés de l’État où elle est domiciliée, tout en étant adaptés aux objectifs et aux besoins spécifiques de chaque société. Complémentaires aux statuts constitutifs, les statuts comprennent souvent des dispositions relatives aux points suivants :
- Types d’actions (ordinaires ou privilégiées, par exemple) et droits associés
- Élection, devoirs et obligations des administrateurs
- Réunions des actionnaires et du conseil d’administration
- Tenue des registres
- Capitalization table (Tableau de capitalisation)
Le tableau de capitalisation récapitule la détention des différents titres d’une société (actions ordinaires et actions privilégiées, par exemple) et offre une vue d’ensemble de sa structure de propriété.
- Employer Identification Number (Numéro d’identification d’employeur, EIN)
L’EIN est délivré par l’administration fiscale fédérale et sert de numéro d’identification fiscale pour l’entreprise. Il est généralement demandé lors de l’ouverture d’un compte bancaire pour l’entreprise.
- Formulaire I-9
Les entreprises doivent s’assurer que leurs employés sont autorisés à travailler aux États-Unis. Cette obligation s’applique également à tous les actionnaires et administrateurs de l’entreprise qui travaillent pour celle-ci. À cette fin, les entreprises américaines doivent remplir le formulaire I-9 des Services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) pour chaque personne embauchée par l’entreprise pour un emploi aux États-Unis. Les formulaires I-9 remplis ne sont pas soumis à l’USCIS, mais conservés par l’entreprise.
La législation américaine en matière d’immigration fait la distinction entre « emploi » et « réunions d’affaires ».
- Par exemple, un membre étranger du conseil d’administration d’une entreprise peut se rendre aux États-Unis avec une autorisation ESTA ou un visa B-1 pour assister à une réunion du conseil. Une telle activité aux États-Unis ne nécessite généralement pas d’autorisation de travail.
- De même, le fondateur d’une entreprise peut se rendre aux États-Unis et préparer la constitution et le lancement de l’entreprise sans autorisation de travail. Toutefois, si ce fondateur assure ou gère les opérations quotidiennes de l’entreprise, une autorisation de travail est requise.
- Licences et permis
Selon son modèle d’affaires, une nouvelle société peut devoir obtenir des licences et des permis auprès des autorités fédérales, étatiques, départementales ou municipales où elle exerce ses activités.
- Résolutions de la première réunion du conseil d’administration
Les statuts de la société décrivent généralement les modalités des réunions du conseil d’administration. Lors de la première réunion, le conseil examinera (et adoptera probablement) certains accords conclus lors de la constitution de la société et consignera le résultat de ces délibérations dans une série de résolutions.
- Restricted stock purchase agreement (Contrat d’achat d’actions restreint, RSPA)
Un contrat d’achat d’actions formalise la vente d’actions d’une société. Dans un RSPA, les actions émises aux fondateurs ou aux premiers investisseurs de la société sont soumises à des restrictions, car la propriété s’acquiert progressivement, selon un processus appelé « vesting » (acquisition progressive).
- Shareholder agreement (Convention d’actionnaires)
La convention d’actionnaires définit les droits et obligations des actionnaires de la société. Voici quelques exemples de droits et obligations généralement abordés dans ce type de convention :
- Transfert d’actions, y compris les éventuelles clauses restrictives
- Répartition des droits de vote et des dividendes
- Mécanisme de résolution des litiges entre les actionnaires et la société
- Stock ledger (Registre des actions)
Le registre des actions enregistre les opérations sur les capitaux propres d’une société, notamment l’émission et le transfert d’actions.
JORDAN COUNSEL accompagne les fondateurs du monde entier dans la création de leur entreprise aux États-Unis. Pour bénéficier d’une assistance concernant la création de votre société aux États-Unis, y compris pour les documents mentionnés ci-dessus, contactez notre cabinet d’avocats.
